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  • 石橋みちひろ
組合員への公表事項

NTT労働組合 組合員情報取り扱いに関しての公表事項

平成17年4月1日
NTT労働組合

NTT労働組合(以下、「組合」と言う)は、「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)」(以下、「法」と言う)第24条第1項の定めに基づき、以下の通り組合員及び関係者に周知いたします。

1.個人情報取扱事業者

東京都千代田区神田駿河台3-6
NTT労働組合(法人登記名:エヌ・ティ・ティ労働組合)

2.組合活動における組合員情報の利用目的

組合は、以下の組合活動において組合員(組合役職員を含む)の個人情報(紙に印字・筆記された情報も含む)、組合員個人に関わる電子的データ(サーバやPC上の電子データはじめ、光磁気的に電子データが記録された記憶媒体)等(以下、総称して「組合員情報」と言う)について、以下の利用目的で利用します。

(1) 組合員情報を用いることがある組合活動

当組合は、組合規約第五条に定められた「事業」を達成することを目的とした以下の範囲に限り組合員情報を取り扱います。

  1. 組合員の組織管理
    組合員の所属管理、組合員に対する各種連絡(電話、FAX、郵送、電子メール等)、各種組合活動への参加促進・勧奨、各種組合活動における組合員の特定・確認、組合費算定、組合費等の会社への控除依頼、および組合員の各種精算処理等のために組合員情報を用います。
  2. 組合員への教育・啓発および情報宣伝活動
    NTT労組新聞等の機関紙の送付、コミュニティーサイトの運営管理、組合員の親睦・教養・文化向上イベント企画・運営管理等に組合員情報を用います。
  3. 共済・福祉活動
    組合員の福利厚生向上を目的とした共済・福祉活動に、組合員情報を用います。
  4. 組合、電気通信産業労働者共済生活協同組合(電通共済生協)への加入促進活動
    未加入対象者の、組合あるいは電通共済生協等への各種加入促進活動等の組織強化活動に組合員情報を用います。
  5. 労働環境への相談対応
    各種相談事項への対応や、弁護団活動運営管理等のために組合員情報を用います。
  6. 「退職者の会」運営管理
    「退職者の会」会員への、NTT労組新聞等の機関紙の送付、各種イベント企画・案内・運営等に組合員情報を用います。
  7. 社会貢献活動の増進
    社会への貢献を目的とした各種ボランティア活動の企画・勧奨・運営等のために組合員情報を用います。
  8. 政治活動
    組合に所属する労働者の声を政治に反映させるための種々の活動(署名・請願活動、選挙支援活動 等)のために組合員情報を用います。
  9. 国際労働運動活動
    国際労働会議参加、海外視察団の企画・運営管理等を通じた国際労働運動連帯等のために組合員情報を用います。

(2) 組合役職員情報の利用目的

特に組合役職員個人に関して組合において保有する情報(以下、「組合役職員情報」と言う)は、以下の利用目的に限って利用します。

  1. 組合役職員の業務管理
    組合役職員の所属管理、組合業務に関わる情報システムの運用管理、組合役職員に対する各種連絡(電話、FAX、郵便、電子メール、その他の通信手段)、各種組合活動における組合役職員の特定・確認、組合費算定、組合費等の控除事務、および組合役職員の各種精算処理等のために組合役職員情報を用います。
  2. 組合役職員の人事管理
    組合役職員の着任・退任、採用・退職、配属・配転、組合外組織との間の人事異動(出向等)、勤務管理、教育訓練、人事考課、給与算定、労働安全衛生管理(健康診断、産業医等)等の人事管理と、それらに付帯する業務に当たり、組合役職員情報を用います。
  3. 組合役職員の経理事務管理
    組合役職員に対する給与、各種手当、旅費・交通費、福利厚生関連費等の支給に関わる経理事務に組合役職員情報を用います。
  4. 福利厚生事務
    健康保険をはじめとする役職員向け福利厚生サービスを提供するための事務において組合役職員情報を用います。
  5. 法令に定めのある事務
    社会保険、年金等に関わる、法令に基づく事務において組合役職員情報を用います。
  6. 外部組織への情報提供
    上記1~5の業務・事務を実施するに当たり、健康保険組合、厚生年金基金、出向・異動先組織等に組合役職員情報を提供します。

(3) 組合員情報の利用方法

組合において保有する組合員情報は、上記事業・事務・業務達成の範囲において、以下の使い方をすることがあります。

  1. 組合員への組合活動上の各種案内・勧奨や、一般連絡、災害時等の緊急連絡(電話、FAX、郵便、電子メール、その他の通信手段)
  2. 組合員から組合への要望、問い合わせ等に対する応答
  3. 組合活動への活用のため、各種の活動履歴や、組合に対する要望・意見を、個人を特定できないよう加工・処理しての利用

3.組合員情報の外部との流通

当組合は、組合規約第五条に定められた「事業」を達成することを目的とした範囲に限り、組合員情報を組合外組織に提供する/組合外組織から受領する、あるいは組合外組織と共同利用することがあります。

【第三者提供】

(1) 日本電信電話株式会社等との協約に基づき、組合員の利便性向上および組合費徴収業務の効率化を目的として、組合員が所属する会社(以下「会社」と言う)に組合員情報を提供します。
この情報は、組合費を賃金控除により徴収するために会社に提供している情報です。

① 提供情報項目

i)組合加入者情報
 氏名、個人コード、氏名コード、区分コード、組織コード
ii)組合費控除額情報
 組合費控除額等

② 提供手段

i)組合加入者情報
 給与システムに対する電子的な送信、あるいは給与担当者への資料の郵送等。
ii)組合費控除額情報
 給与システムに対する電子的な送信、あるいは給与担当者への資料の郵送等。

③ 当該目的での組合から会社への情報提供は、法でいう「第三者提供」に当たるため、組合員本人から、「5.組合員の個人情報に関する相談窓口」宛て、「4.各種申し出の手続き」の記載に従って申し出ることにより取り止めることができます。
ただし取り止めた場合、組合費の賃金控除ができなくなる等、組合員本人の不便となる場合があります。

(2) また組合は、会社との協約に基づき、組合費算定の基礎情報として、また、組合員の管理基礎情報として組合員の所属情報、基本給情報、人事異動情報、組合費控除結果等の提供を受けています。

(3) 組合が「2.1.⑧.政治活動」を通じて、私たちが求める政策や制度を実現するために理解・協力を示す政党や議員を拡大することを目的に、NTT労働組合の「組織推せん候補者の推せん手続きと推せん基準」に基づき、推薦決定した候補(組織内候補、準組織内候補、重点推薦候補、組織外推薦候補)また、推薦候補の後援会、さらに、連合、情報労連、及び他産業別組織等の友誼団体に組合員情報を提供します。

① 提供情報項目

i)組合加入者情報
 氏名、郵便番号、住所、電話番号

② 提供手段

i)組合加入者情報
 関係者への資料の手渡しもしくは郵送等。

③ 当該目的での組合から関係者への情報提供は、法でいう「第三者提供」に当たるため、組合員本人から、「5.組合員の個人情報に関する相談窓口」宛て、「4.各種申し出の手続き」の記載に従って申し出ることにより「第三者提供」という行為に限って取り止めることができます。

【共同利用】

(4) 組合は、共通する組合員情報の共有による組合の効果的な組織管理、組合員情報の共有による共済事業等の福利厚生サービスの充実、処理迅速化等、組合員皆様の利便性向上を目的として、共同利用者間で締結する協定等に基づき、電気通信産業労働者共済生活協同組合(電通共済生協)、情報産業労働組合連合会(情報労連)労連共済事業本部、きらら保険サービス(株)、労働金庫および労働金庫連合会、全国労働者共済生活協同組合連合会(全労済)との間で組合員情報を共同利用します。

① 共同利用する情報項目

組合は以下の情報項目を共同利用します。
i) 組合員電子情報(氏名、生年月日、性別、血液型、住所、電話番号、個人コード、氏名コード、区分コード、組織コード、部課コード、ロケーションコード等)
ii) 加入・継続申込書記載事項(契約者情報・被共済者情報・契約情報)
iii) 労働組合経由の共済金支払手続き事項(契約者情報、被共済者情報、共済事由、共済金額)

② 共同利用する情報項目の利用目的

共同利用する情報項目は、組合としては以下の利用目的で使用します。
i)組合員電子情報

a) 組合費システムへのデータ投入
組合は、本文「2.1①組合員の組織管理」を目的として、電通共済生協が管理するシステム(以下「生協システム」という)で入力された組合員電子情報を組合が管理するシステム(以下「組合費システム」という)に連携するために本情報を共同利用します。両システム間の情報共有化により、データの投入工数を節約でき、また、組合員情報に変更がある時、生協関連変更届けのみで両システムの更新を正確に行なうことが可能となり、組合員の負担を軽減します。

b) NTT労組新聞の送付
組合は、本文「2.1②組合員への教育・啓発および情報宣伝活動」を目的として、NTT労組新聞等の機関紙を送付する先の住所として共同利用している組合員住所を利用しています。

ii) 加入・継続申込書記載事項
組合は、本文「2.1共済・福祉活動」における組合員に対する福利厚生増進の一環として、共済事業の加入促進、加入事務、組合員からの共済に関わる問い合わせ対応を行なっており、これらの事務遂行を目的として利用しています。

iii) 労働組合経由の共済金支払手続き事項
組合はii)と同様、本文「2.1共済・福祉活動」における組合員に対する福利厚生増進の一環として、組合員からの求めに応じて共済金の支払いに関わる事務遂行を目的として利用しています。

③ 共同利用についての問い合わせ・相談窓口
共同利用者は協定等に基づき、共同利用する組合員情報に関しては、これを適切に管理します。組合員情報の共同利用に関する相談・問い合わせは、下記「5.組合員の個人情報に関する相談窓口」にて受付けます。

4.各種申し出の手続き

組合員情報の利用目的の通知、組合員情報の開示・訂正・利用停止等の求めに一部を除き対応します。以下の手続きに従って組合まで申し出てください。

(1) 組合への連絡

所属の総支部・企業本部の個人情報相談窓口にお問い合わせ下さい。組合より必要な様式を送付いたします。

(2)請求書類の送付

様式にご記入の上、本人確認資料*をはじめ、その他請求内容により必要となる書類(各様式に示します)を添付の上、組合の個人情報保護相談窓口へ持参、あるいは郵送等により提出願います。郵送による場合には秘密保持のため書留をご利用下さい。

  • 「組合員情報開示請求書」(別途、手数料1,000円が掛かります。)
  • 「組合員情報訂正請求書」
  • 「組合員情報利用停止・消去請求書」
  • 「組合員情報 第三者提供停止請求書」

郵送のあて先は、下記「5.組合員の個人情報に関する相談窓口」までお願いします。

* 本人確認資料
本人からの請求であることを確認するために求める資料です。各請求書に次のいずれかの原本またはコピーを添付下さい。なお、顔写真付きの資料は1種類で結構ですが、顔写真が付いていない資料の場合は2種類以上添付下さい。

① 顔写真付き本人確認資料の例(1種類の添付で可)
・ 社員証(コピー)、パスポート(コピー)、運転免許証(コピー) 等

② 顔写真無し本人確認資料の例(2種類以上の添付が必要)
・ 健康保険証(コピー)、年金手帳(コピー)、住民票の写し(原本)、印鑑登録証明書(原本) 等

5.組合員の個人情報に関する相談窓口

組合員情報の取り扱いに関する相談・お問い合わせ等は、所属する企業本部・総支部の個人情報相談窓口で電話、FAX、電子メール、又は郵送にて受付けます。

以上